Politica de confidențialitate Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal ale utilizatorilor site-ului omnioffice.ro. Documentul a fost redactat în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal – GDPR. 1. Operatorul datelor cu caracter personal Operatorul datelor cu caracter personal este:

OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L.
Sediul social: Calea Victoriei 145, Victoria Center, Sector 1, București, România
CUI: 52498715
Nr. Registrul Comerțului: J2025069359005
E-mail: contact@omnioffice.ro
Telefon: +40 746 664 325

Pentru orice întrebare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail menționată mai sus. 2. Ce date cu caracter personal prelucrăm În funcție de modul în care utilizați site-ul, putem prelucra următoarele categorii de date:

• numele și prenumele;
• denumirea companiei;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• conținutul mesajelor transmise prin formularul de contact;
• informații privind serviciile de care sunteți interesat;
• adresa IP;
• tipul dispozitivului, sistemul de operare și browserul utilizat;
• informații colectate prin intermediul fișierelor cookie și al tehnologiilor similare.

Furnizarea datelor prin formularul de contact este voluntară, însă este necesară pentru a putea răspunde solicitării dumneavoastră. 3. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării Gestionarea solicitărilor

Datele transmise prin formularul de contact, e-mail sau telefon sunt prelucrate pentru:

• a răspunde solicitărilor;
• a oferi informații despre serviciile OmniOffice;
• a pregăti și transmite o ofertă;
• a stabili o întâlnire sau o vizionare;
• a continua comunicarea comercială.

Temeiul juridic al prelucrării este efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea unui contract, precum și interesul legitim al Operatorului de a gestiona solicitările și comunicarea comercială.

Încheierea și executarea contractului

În cazul în care decideți să utilizați serviciile OmniOffice, datele pot fi prelucrate pentru:

• pregătirea documentelor;
• încheierea contractului;
• furnizarea serviciilor;
• gestionarea plăților și a relației comerciale;
• soluționarea eventualelor reclamații.

Temeiul juridic este necesitatea prelucrării pentru încheierea și executarea contractului.

Îndeplinirea obligațiilor legale

Datele pot fi prelucrate pentru respectarea obligațiilor fiscale, contabile, comerciale, administrative și de arhivare prevăzute de lege.

Securitatea și funcționarea site-ului

Datele tehnice pot fi prelucrate pentru:

• asigurarea funcționării corecte a site-ului;
• prevenirea fraudelor și a abuzurilor;
• identificarea erorilor tehnice;
• protejarea sistemelor informatice;
• analizarea modului general de utilizare a site-ului.

Temeiul juridic este interesul legitim al Operatorului de a asigura securitatea și buna funcționare a site-ului.

Marketing direct

În cazul în care v-ați exprimat acordul, datele pot fi utilizate pentru transmiterea de oferte comerciale, informații despre servicii, noutăți, invitații la evenimente și alte comunicări de marketing. Consimțământul poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia. 4. Destinatarii datelor Datele cu caracter personal pot fi transmise entităților care sprijină activitatea OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L., în special:

• furnizorilor de servicii de găzduire;
• furnizorilor de servicii IT și mentenanță;
• furnizorilor de servicii de e-mail;
• furnizorilor de sisteme CRM;
• furnizorilor de servicii de analiză și marketing;
• furnizorilor de servicii de contabilitate și consultanță;
• avocaților și consultanților juridici;
• autorităților publice, atunci când transmiterea datelor este impusă de lege.

Datele sunt transmise numai în măsura necesară îndeplinirii scopurilor descrise în prezenta Politică. 5. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European Anumiți furnizori de servicii tehnologice pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. În astfel de situații, transferul datelor are loc numai pe baza unor garanții recunoscute de legislația privind protecția datelor, inclusiv:

• o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană;
• clauze contractuale standard;
• alte mecanisme legale prevăzute de GDPR.

6. Perioada de stocare a datelor Datele sunt păstrate numai pe perioada necesară scopului pentru care au fost colectate. În funcție de situație, datele pot fi păstrate:

• până la soluționarea solicitării;
• pe durata negocierilor comerciale;
• pe durata contractului;
• pe perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale;
• până la expirarea termenelor de prescripție aplicabile;
• în cazul comunicărilor de marketing, până la retragerea consimțământului sau formularea unei opoziții.

Datele tehnice și informațiile colectate prin cookie-uri sunt păstrate în funcție de durata de utilizare a fiecărui instrument. 7. Drepturile persoanelor vizate În conformitate cu GDPR, aveți următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele cu caracter personal;
• dreptul de a obține o copie a datelor;
• dreptul la rectificarea datelor incorecte sau incomplete;
• dreptul la ștergerea datelor;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor;
• dreptul de opoziție față de prelucrare;
• dreptul de a retrage consimțământul în orice moment;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, dacă aceasta produce efecte juridice sau vă afectează în mod semnificativ.

Pentru exercitarea drepturilor, puteți transmite o solicitare la:

contact@omnioffice.ro

Operatorul poate solicita informații suplimentare necesare pentru verificarea identității persoanei care formulează solicitarea. 8. Dreptul de a depune o plângere În cazul în care considerați că datele dumneavoastră sunt prelucrate cu încălcarea legislației, aveți dreptul de a depune o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

De asemenea, puteți contacta mai întâi OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L. pentru clarificarea situației. 9. Fișiere cookie Site-ul poate utiliza:

• cookie-uri strict necesare;
• cookie-uri funcționale;
• cookie-uri analitice;
• cookie-uri de marketing.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate fără consimțământ, deoarece sunt necesare pentru funcționarea site-ului. Cookie-urile analitice și de marketing vor fi utilizate numai după exprimarea acordului utilizatorului, atunci când acest lucru este impus de lege. Utilizatorul își poate modifica sau retrage consimțământul prin intermediul panoului de setări cookie disponibil pe site. Cookie-urile pot fi gestionate și din setările browserului. 10. Date colectate prin formularul de contact Prin transmiterea formularului de contact, utilizatorul poate furniza:

• numele și prenumele;
• denumirea companiei;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• conținutul solicitării.

Datele sunt utilizate pentru gestionarea solicitării, prezentarea ofertei și continuarea comunicării comerciale. În cazul în care utilizatorul nu furnizează datele obligatorii, este posibil ca solicitarea să nu poată fi procesată. 11. Comunicări comerciale Comunicările comerciale prin e-mail sau alte mijloace electronice vor fi transmise numai atunci când există un temei juridic corespunzător. Destinatarul se poate dezabona în orice moment:

• prin utilizarea linkului de dezabonare;
• prin transmiterea unei solicitări la contact@omnioffice.ro.

12. Procesul decizional automatizat OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L. nu utilizează, în mod obișnuit, procese decizionale bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor, care să producă efecte juridice sau să afecteze semnificativ utilizatorul. Dacă acest lucru se va schimba, utilizatorii vor fi informați în mod corespunzător. 13. Securitatea datelor OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L. aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva:

• accesului neautorizat;
• pierderii;
• distrugerii;
• modificării;
• divulgării neautorizate;
• utilizării nelegale.

Măsurile de securitate sunt adaptate riscului și caracterului datelor prelucrate. 14. Linkuri către alte site-uri Site-ul poate conține linkuri către pagini externe. OMNIOFFICE ROMANIA S.R.L. nu este responsabilă pentru regulile de confidențialitate, conținutul sau securitatea site-urilor administrate de terțe părți. Înainte de a furniza date personale pe un site extern, recomandăm consultarea politicii de confidențialitate a site-ului respectiv. 15. Modificarea Politicii de confidențialitate Prezenta Politică poate fi actualizată în cazul:

• modificării legislației;
• introducerii unor funcționalități noi;
• modificării instrumentelor utilizate pe site;
• schimbării modului de prelucrare a datelor.

Versiunea actuală va fi disponibilă permanent pe site-ul omnioffice.ro.

Ultima actualizare: 30 iulie 2026